영어 이메일 쓰기 어려운 신입사원을 위한 작성 팁

첫 직장에서 영어 이메일을 쓰게 되었을 때, 신입사원이라면 누구나 긴장하죠. 문법도 중요하지만, 어떤 표현이 실례가 안 되는지, 어떻게 마무리해야 자연스러운지 하나하나 다 막막하게 느껴지곤 해요. 특히 비즈니스 영어는 일상 표현과 다른 점이 많기 때문에, 단순 번역으로는 부족할 때가 많습니다.

 

1. 문장보다 '상황'을 먼저 떠올려보세요

대부분의 영어 이메일은 상황별로 정해진 흐름이 있어요. 예를 들어 인사말 → 목적 설명 → 요청 → 마무리 순인데요, 이 구조만 익혀도 문장 짜는 게 훨씬 수월해집니다.

메일을 시작할 때 “Hi”가 아닌 “Dear [이름]”을 쓰는 이유는 단순히 형식을 지키기 위해서가 아니라, 비즈니스에서는 '관계에 대한 예의'가 우선시되기 때문이에요.

2. 자주 쓰는 표현은 '템플릿'으로 익히기

신입사원이 가장 많이 헤매는 부분이 바로 표현 선택이에요. 이럴 땐 상황별로 자주 쓰이는 문장을 템플릿처럼 외워두면 훨씬 편해요.

• 문의: “I would like to inquire about…”
• 회신 요청: “Could you please get back to me by…”
• 파일 첨부: “Please find the attached file.”
• 마무리 인사: “Looking forward to your reply.”

이런 표현은 바꾸기보다 반복하면서 익히는 게 훨씬 효과적이에요.

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3. '정중함'은 단어가 아니라 구조에서 나옵니다

비즈니스 메일에서 가장 중요한 건 ‘톤’이에요. 너무 딱딱하게 쓰면 거리감이 생기고, 너무 부드러우면 무례하게 보일 수도 있죠.

예를 들어 “Send me the file.”보다는 “Could you please send me the file at your earliest convenience?” 이렇게 말하면 요청이 훨씬 부드러워지죠.

4. 구글 번역보다 '교정 도구'를 활용하세요

문법이나 어색한 표현이 걱정될 땐 교정 도구를 쓰는 것도 방법이에요. Grammarly 같은 AI 기반 교정기는 틀린 부분만 짚어줄 뿐 아니라, 더 자연스러운 표현으로 바꿔주는 제안까지 해주니까요.

단, 처음부터 교정기에만 의존하면 표현력이 늘지 않기 때문에, 본인이 문장을 만들고 → 검토용으로 활용하는 게 가장 좋아요.

신입사원일수록 영어 이메일은 '감'보다 '패턴'

회사에 갓 입사했을 때, 영어 메일을 쓰는 것 자체가 부담이었어요. 어떻게 시작하지? 마무리는 뭐로 하지? 그냥 구글 번역 돌려서 땜빵치기 바빴죠.

그런데 반복되는 상황에서 자주 쓰는 표현 몇 가지만 익혀두니까 메일 쓰는 시간이 절반으로 줄었고, 실수도 훨씬 줄었어요. 영어 이메일은 ‘능력’보다 ‘익숙함’이 먼저더라고요.

신입사원이 영어 이메일에서 흔히 겪는 어려움

• 문장 하나 쓰고도 '이거 맞나?' 계속 고치기
• 정중하게 쓰려다 말이 길고 어색해지는 경우
• 파일 첨부나 회신 요청을 깔끔하게 못 하는 문제

이제는 “Could you please confirm…” 같은 문장이 입에 붙다 보니 쓰기도 말하기도 훨씬 편해졌어요. 물론 완벽하진 않지만, ‘보낼 수 있다’는 자신감이 생긴 게 가장 큰 변화였던 것 같아요.

혹시 지금 이 글을 읽고 있는 분도, 이메일 쓸 때마다 다른 사람 메일 복사해서 붙여넣기만 하고 있다면, 이제는 나만의 표현을 익혀보는 것도 괜찮을 거예요.

비즈니스 영어가 쉬워지는 순간

• 반복 표현이 ‘입에 붙기’ 시작할 때
• 이메일 구조가 자동으로 떠오를 때
• 내용보다 '톤과 흐름'에 더 집중할 수 있을 때

영어 이메일 자주하는 질문

Q1. 영어 이메일, 꼭 정중하게 써야 하나요?

네. 비즈니스 메일에서는 정중한 톤이 기본이에요. 상대와의 관계 유지에도 영향을 주기 때문에, 무례하게 보이지 않는 표현이 중요합니다.

Q2. 'Thanks'만 써도 괜찮을까요?

간단한 회신이라면 괜찮지만, 첫 인사나 요청 메일에서는 “Thank you for your email.” 또는 “I appreciate your prompt reply.”처럼 완전한 문장이 더 자연스럽습니다.

Q3. 회화 영어랑 이메일 영어는 다른가요?

네, 다릅니다. 이메일 영어는 더 격식 있고, 완전한 문장과 구조적인 표현이 요구됩니다.

Q4. 매번 'Dear OOO' 써야 하나요?

첫 메일에서는 꼭 쓰는 게 좋고요, 지속적인 관계에서는 “Hi + 이름”도 가능합니다. 다만 회사 문화나 관계에 따라 달라요.

Q5. 문장이 너무 짧아서 고민돼요

짧아도 상관없어요. 대신 ‘명확하게’ 전달되는지가 더 중요해요. 짧고 정중하게, 목적이 분명한 문장이 가장 이상적입니다.