해외 클라이언트와 첫 미팅 전 준비해야 할 실무영어

첫 해외 미팅 앞두고 실무영어가 막막하게 느껴지신 적 있으신가요? 회화책으로 배운 문장은 잘 떠오르지 않고, 상대는 유창한 영어로 질문을 쏟아낼까 걱정부터 앞서죠. 해외 클라이언트 미팅은 단순한 언어 문제를 넘어서, 실수 없이 신뢰를 주는 표현이 중요한 상황입니다.

1. 인사와 자기소개 정해진 말이 훨씬 안전해요

1) 자기소개는 짧고 간결하게, 역할 중심

미팅이 시작되자마자 “I’m from marketing team, and I’m in charge of overseas communication.” 이런 식으로 회사와 역할을 명확히 전달하는 게 좋아요. 너무 장황하게 풀기보다 핵심 키워드 중심으로 소개하면 첫인상이 훨씬 깔끔합니다.

이때 “Nice to meet you. I’ve heard a lot about your company.” 같은 정중한 문장 하나 곁들이면 분위기가 부드러워지죠. 갑작스레 프리토킹이 부담스러울 땐, 이런 고정문장들을 익혀두는 게 정말 유용합니다.

2) 인사말은 가볍게, 하지만 분위기는 무겁지 않게

“How’s your day going?”이나 “Hope you had a smooth flight.” 같은 짧은 말로 아이스브레이킹을 시도하는 것도 좋아요. 단, 너무 과장된 표현보다는 상대가 부담 느끼지 않을 정도의 한두 마디로 충분해요.

회의 전에 메일로 교류한 이력이 있다면, “Thanks for your email last week.” 이런 언급을 통해 이전 소통에 대한 기억을 상기시켜도 좋습니다.

3) 헷갈리면 이 문장만 외우세요

“Let me briefly introduce myself.” 이 문장은 어느 미팅이든 안전하게 시작할 수 있는 표현이에요. 너무 자신감 없어 보이기 싫다면, 오히려 준비된 느낌을 주는 이 한 줄이 적절합니다.

또 하나 기억해두면 좋은 문장은 “It’s my first time working with your team, and I’m looking forward to this collaboration.” 협업에 대한 기대를 전하면서도 너무 무겁지 않은 분위기를 만들어줘요.

👉 이메일도 준비 중이라면, 이 표현부터 정리해보세요

2. 실무 용어는 정리해두면 바로 써먹을 수 있어요

1) 일정 관련 표현은 꼭 외워둘 것

“What’s the timeline for this project?” “Could we reschedule our call to next Tuesday?” 실무에서 자주 쓰는 일정 관련 표현은 템플릿처럼 머릿속에 넣어두는 게 필요해요.

특히 ‘reschedule’, ‘push back’, ‘move forward’ 같은 동사들은 한 번이라도 헷갈리면 뜻이 반대로 들릴 수 있어서 미리 예문으로 익히는 게 좋습니다.

2) 요청과 제안 미묘한 뉘앙스 차이

단순히 “Can you send me the file?”보다는 “Would it be possible to share the file by today?”처럼 말하면 훨씬 정중하죠. 격식 있는 표현이 오히려 상대방에게 신뢰감을 줍니다.

명령처럼 들리지 않도록 조심하면서도 핵심은 정확히 전달되도록 연습해두는 게 필요해요.

3) 확인용 문장은 실무에서 필수

“Just to confirm, we are aligning on the revised budget, correct?” 이런 식의 확인용 문장은 미팅의 결론을 명확히 할 수 있어요. 특히 회의록 작성 시에도 유용하니 평소 자주 사용해보는 걸 추천드려요.

간단해 보여도, 대화 흐름을 정리하고 오해를 줄이는 데 큰 역할을 합니다.

3. 문화적 차이 실수보다 정중함이 우선

1) 말의 완급 조절이 중요해요

회의 중에는 너무 단도직입적인 표현보다 완충 표현을 써주는 게 좋아요. “I’m not quite sure if that would work, but here’s another idea.” 의견을 낼 때도 부드러운 흐름으로 전달해야 불필요한 마찰을 줄일 수 있어요.

이건 단순히 영어 문제가 아니라, 문화적인 커뮤니케이션 방식의 차이에서 비롯되죠.

2) 침묵이나 망설임을 너무 두려워하지 마세요

상대가 잠시 말이 없는 걸 두려워하지 말고, 나도 생각할 시간을 확보하세요. “Let me think about that for a second.”처럼 말하고, 2~3초 정리하는 건 오히려 프로페셔널해 보이는 인상까지 줍니다.

3) 말실수는 솔직하게 인정하면 돼요

발음이 꼬였거나 문장이 꼬였을 땐 “Sorry, let me rephrase that.” 이런 말 한 줄로 깔끔하게 넘어갈 수 있어요. 괜히 더 오버하거나 웃어넘기려 하면 오히려 더 어색해지는 경우가 많거든요.

해외 미팅 전 반드시 익혀야 할 표현

• Let me briefly introduce myself.
• Could we reschedule our call?
• Would it be possible to…?
• Just to confirm, we are aligned on…
• Sorry, let me rephrase that.

실제 미팅에서 써먹은 실무영어 이렇게 골랐어요

첫 해외 미팅 때 가장 긴장됐던 순간은… 바로 상대방이 너무 친절했을 때였어요. 말이 빨라서가 아니라, 제가 뭐라고 답해야 할지 몰랐던 거죠. 그때 알았어요. 단어보다도 흐름을 연결하는 실무영어가 훨씬 중요하다는 걸요.

1) “Could you walk me through this?” 한 문장이 미팅을 바꿨어요

상대가 프로젝트 개요를 설명할 때 “Can you explain it again?” 대신 “Could you walk me through the details?”라고 했더니, 반응이 달라졌어요. 마치 협력하려는 자세처럼 느껴졌던 것 같아요.

그 뒤로 저는 'walk me through', 'run by you' 같은 표현을 자주 씁니다. 단순히 묻는 게 아니라 상대에게 “당신이 전문가”라는 신호를 주기 때문이죠.

2) 상대가 “Sorry?” 했던 내 영어

처음엔 무조건 짧고 빠르게 말하려다, 오히려 의미가 잘 안 전달됐어요. 예를 들어 “I check tomorrow.”라고 했는데, 상대가 “Sorry?” 문법 문제보다 흐름이 뚝 끊겼던 게 문제였던 거죠.

그래서 “I’ll check and get back to you by tomorrow.” 이런 식으로 정리된 문장을 쓰려고 노력했어요. 실무에서는 정확성보다 완결된 흐름이 훨씬 중요하다는 걸 그때 느꼈습니다.

👉 미팅 후 이메일도 자연스럽게 쓰고 싶다면

3) “That’s a great question.”로 시간을 벌어요

실무 미팅 중 가장 유용했던 표현 중 하나예요. 상대 질문이 예상 밖일 때, 당황해서 말이 막히기 딱 좋은 상황이죠.

이럴 때 저는 “That’s a great question.” 혹은 “Let me think about that for a moment.” 이렇게 말한 뒤, 생각을 정리하고 천천히 말합니다. 급하게 대답하지 않아도 된다는 걸 스스로에게 알려주는 말이기도 해요.

문장 암기보다 중요한 건 ‘내가 쓸 장면’을 떠올리는 것

1) 말은 짧게, 전달은 명확하게

예전엔 외운 문장이 많을수록 준비가 잘 된 거라고 생각했어요. 근데 막상 미팅에선 그렇게 준비한 문장들보다, 짧더라도 자주 쓰는 말 몇 개가 훨씬 더 유용하더라고요.

“Let’s circle back on this later.” “It’s still under discussion.” 이런 표현은 어디서든 써먹을 수 있어서, 정말 자주 쓰게 됩니다.

2) 스몰토크도 준비해두면, 분위기가 확 바뀌어요

“It’s quite sunny today in Seoul, how about there?” 이 말 한 마디에 상대가 살짝 웃으면서 “It’s raining here in London…” 그렇게 미팅 시작 분위기가 확 풀렸던 기억이 있어요.

실무 미팅이라고 해서 업무 이야기만 하는 건 아니더라고요. 특히 첫 미팅일수록, 짧은 날씨 얘기나 “Hope you had a great weekend.” 같은 표현이 어색한 벽을 허무는 데 도움이 돼요.

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3) 실수도 하나의 경험이에요

예전에 “I will contact you after launch.”를 “I will launch you”라고 잘못 말한 적 있었어요. 상대가 웃으면서 “I didn’t expect to be launched!” 그렇게 유쾌하게 넘겼지만, 그때 깨달았죠. 실수는 창피한 게 아니라 하나의 에피소드라고요.

그래서 지금은 실수할까 두려워하기보다, 내가 쓰는 표현을 익숙하게 만들기에 집중하고 있어요.

👉 바이어와 미팅 전, 이 표현 모음도 꼭 참고해보세요

해외 클라이언트와 첫 미팅 이런 분들에게 특히 필요해요

요즘엔 중소기업에서도 해외 바이어와 줌 미팅을 하는 경우가 많아요. 특히 수출입 업무를 맡은 마케터나 무역 담당자, 프리랜서로 외주 프로젝트를 수주하려는 분들이라면 실무영어는 선택이 아니라 준비해야 하는 과제죠.

또, 국내 본사에 있으면서도 외국 본사와 협업을 해야 하는 IT 직군이나 글로벌 브랜드 영업 사원 분들도 공통적으로 “이럴 땐 뭐라고 해야 하지?” 고민하는 순간이 한 번쯤은 오더라고요.

실무영어가 꼭 필요한 상황

• 바이어와의 첫 화상 미팅 일정이 잡혔을 때
• 해외 파트너에게 견적서나 일정 전달이 필요할 때
• 협업을 위한 자료 공유 메일을 보낼 때
• 문서와 다르게 직접 커뮤니케이션 해야 할 때

실무영어, 꼭 잘해야 하나요?

사실 지금도 완벽하진 않아요. 아직도 미팅 후 녹음 들으면서 “이건 좀 더 자연스럽게 말할 수 있었는데...” 생각이 들기도 해요. 하지만 분명히 달라진 건 있어요. 예전보다 내가 뭘 말하고 싶은지 정확하게 알게 됐고, 그걸 조심스럽게라도 영어로 꺼낼 수 있게 됐다는 거죠.

처음엔 ‘틀릴까 봐’가 가장 큰 걱정이었지만, 지금은 ‘제대로 전달되고 있나’를 더 신경 쓰게 됐어요. 이전보다 나아졌고, 앞으로도 나아질 수 있다는 확신. 그게 실무영어를 꾸준히 연습하는 이유인 것 같아요.

실무영어를 꾸준히 연습할 수 있는 팁

• 평소 자주 쓰는 문장을 영어로 메모장에 정리해보세요
• 줌 미팅은 가급적 녹음해서 스스로 복기하는 게 좋아요
• 짧은 날씨·일정 표현부터 부담 없이 시작해도 충분합니다

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해외 클라이언트 실무영어 자주하는 질문

Q. 실무영어, 독학으로 가능한가요?

가능합니다. 다만 미팅 상황에서 실제 쓰이는 문장은 문법과는 조금 다릅니다. 회화책보다 실무 예문 중심으로 익히는 것이 더 효과적이에요.

Q. 자주 쓰이는 실무영어 표현부터 알고 싶어요

"Could you walk me through~", "Just to confirm~", "Let me rephrase that."처럼 업무상 자주 반복되는 표현들을 먼저 익혀보세요.

Q. 프리랜서도 실무영어 꼭 필요한가요?

해외 업체와 이메일·줌 미팅으로 소통한다면 필요합니다. 간단한 자기소개, 일정 조율, 자료 요청 정도는 꼭 준비해두는 게 좋아요.

Q. 녹음해서 복습하는 게 효과 있나요?

직접 말한 영어를 복기하는 과정은 매우 효과적입니다. 내가 자주 틀리는 부분을 스스로 인식하게 되기 때문이에요.

Q. 실수했을 때 어떻게 대처하죠?

"Let me rephrase that."처럼 정리해 다시 말하면 충분합니다. 중요한 건 의사 전달이며, 실수는 누구에게나 있을 수 있어요.